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第三節(jié) 組織變革與發(fā)展
一、組織變革概述
(一)組織變革概念
組織變革是指組織為了適應(yīng)內(nèi)外環(huán)境的變化而對(duì)其自身進(jìn)行的調(diào)整和修正。由此可見(jiàn),組織變革的原因是內(nèi)部和外部環(huán)境的變化。外部環(huán)境包括政治、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、社會(huì)、心理環(huán)境等;內(nèi)部環(huán)境主要指組織成員的工作態(tài)度、士氣、期望、個(gè)人價(jià)值觀、人員素質(zhì)的變化等。
一個(gè)組織究竟在什么時(shí)候或情況下需要進(jìn)行變革呢?美國(guó)管理學(xué)家兩斯克認(rèn)為,當(dāng)組織面臨下列情況之一時(shí),就必須進(jìn)行變革:決策失靈、溝通不暢、組織不能發(fā)揮效率、缺乏創(chuàng)新。
(二)組織變革的方法
組織是由任務(wù)、結(jié)構(gòu)、技術(shù)及人員等因素構(gòu)成的復(fù)雜系統(tǒng)。而這些構(gòu)成因素又相互作用、相互影響,形成一個(gè)動(dòng)態(tài)的系統(tǒng)。所以,組織變革可以從多個(gè)方面進(jìn)行,但任何一方的變革都會(huì)引起其他方面的變化。
(1)以人員為中心的變革。一個(gè)組織中,人員的變革是最根本和最重要的變革,因?yàn)槿说囊蛩貨Q定著組織的成敗。所謂人員的變革,就是提高人的知識(shí)和技能,特別是改變?nèi)说膽B(tài)度、行為及群體行為等,以便達(dá)到提高組織效率的目的。
(2)以結(jié)構(gòu)為中心的變革。組織是一個(gè)與內(nèi)外環(huán)境不斷相互作用的動(dòng)態(tài)系統(tǒng)、為了適應(yīng)環(huán)境不斷變化,組織內(nèi)部結(jié)構(gòu)需要不斷分化和統(tǒng)合。這種分化與統(tǒng)合就是組織結(jié)構(gòu)的變革,包括重新劃分和合并新的部門(mén),調(diào)整管理層次和管理幅度,任免負(fù)責(zé)人,明確責(zé)任和權(quán)力等。
(3)以技術(shù)為中心的變革。技術(shù)的改變對(duì)一個(gè)組織至關(guān)重要。所謂技術(shù)變革,就是通過(guò)對(duì)組織工作流程的再設(shè)計(jì),完成組織曰標(biāo)所采取的方法和設(shè)備的改變,以及組織管理體系的建立,以便達(dá)到組織變革的目的。
(4)以系統(tǒng)為中心的變革。組織是一個(gè)相互依存、相互作用的系統(tǒng),牽一發(fā)而動(dòng)全局。無(wú)論是人員變革,還是結(jié)構(gòu)變革,或是技術(shù)變革,都不是孤立的,都會(huì)影響到其他方面。因此,必須以系統(tǒng)的觀點(diǎn)來(lái)考慮整個(gè)組織的變革,在變革某一因素時(shí),必須注意到它對(duì)其他因素的影響。同時(shí),還應(yīng)考慮組織系統(tǒng)與外部環(huán)境之間的平衡。只有這樣,才能提高組織的總體效率,促進(jìn)組織的發(fā)展。
(三)組織變革的程序
為了使組織變革能夠取得最大的成效,變革程序是必要的。關(guān)于組織變革的程序,盡管有不同的看法,但在內(nèi)容上又有相似之處。歸納起來(lái),變革程序包含以下四個(gè)步驟:
(1)確定問(wèn)題。當(dāng)組織變得沒(méi)有活力或無(wú)效率時(shí),管理層應(yīng)當(dāng)研究和分析造成這種狀況的原因。通過(guò)分析,找出各種問(wèn)題并確定其重要程度。確定問(wèn)題可以通過(guò)情報(bào)系統(tǒng)提供的信息,對(duì)內(nèi)外環(huán)境的變化進(jìn)行分析,也可以采用心理學(xué)的調(diào)查方法進(jìn)行分析,如市場(chǎng)調(diào)查、消費(fèi)行為調(diào)查、民意測(cè)驗(yàn)等。
(2)組織診斷。確定問(wèn)題之后,組織可借助許多工具和方法,對(duì)組織當(dāng)前的狀況進(jìn)行診斷。這種診斷可以確定組織是否能應(yīng)付環(huán)境的變化,并進(jìn)一步確定問(wèn)題的實(shí)質(zhì)。常用的組織診斷方法有組織問(wèn)卷、職位說(shuō)明書(shū)、組織結(jié)構(gòu)圖、組織手冊(cè)等。
(3)實(shí)行變革。實(shí)行變革必然會(huì)受到來(lái)自各方面的阻力。因此,為了實(shí)行變革,首先要進(jìn)行宣傳和動(dòng)員,提高組織成員對(duì)變革意義的認(rèn)識(shí),盡量使全體成員都能積極參與到變革中來(lái)。在此基礎(chǔ)上,就要著重研究和制訂切實(shí)可行的變革計(jì)劃。一般而言,在變革計(jì)劃制訂之后,先在部分部門(mén)進(jìn)行試行,待取得經(jīng)驗(yàn)后再全面展開(kāi)。
(4)變革效果評(píng)估。變革的成敗取決于變革效果。因此,在變革實(shí)行的過(guò)程中,必須重視變革效果的反饋,并對(duì)反饋的結(jié)果進(jìn)行研究分析,不斷整理變革中出現(xiàn)的問(wèn)題,以使變革順利進(jìn)行,最后達(dá)到變革的目的。獲得反饋信息和對(duì)變革效果進(jìn)行評(píng)估,同樣要采取前面所提到的一些心理學(xué)的調(diào)查方法。
二、組織發(fā)展概述
(一)組織發(fā)展的含義
組織發(fā)展是有計(jì)劃變革及干預(yù)措施的總和,它尋求的是增進(jìn)組織的有效性和員工的幸福感。組織發(fā)展的概念注重的是人性與民主因素,至于權(quán)力、控制、沖突、壓力等觀念,則被相對(duì)排斥在外。組織發(fā)展的目的在于重視人員和組織的成長(zhǎng)、合作與參與過(guò)程以及質(zhì)詢(xún)精神。概括地說(shuō),組織發(fā)展所蘊(yùn)含的觀念與針對(duì)的目標(biāo)有以下幾個(gè)方面:
(1)對(duì)人的尊重:認(rèn)為員工是負(fù)責(zé)、明智、關(guān)心他人的,有自己的尊嚴(yán),應(yīng)該受到尊重。
(2)信任和支持:主張建立新型、有效而健康的組織,形成信任、真誠(chéng)、開(kāi)放和支持的氛圍。
(3)權(quán)力平等:不強(qiáng)調(diào)等級(jí)權(quán)威和控制。
(4)正視問(wèn)題:不把組織中的問(wèn)題掩蔽起來(lái),公開(kāi)問(wèn)題,讓員工們發(fā)表意見(jiàn)。
(5)鼓勵(lì)參與:鼓勵(lì)員工參與決策和改革,發(fā)揮其主動(dòng)性。
(二)傳統(tǒng)的組織發(fā)展方法
傳統(tǒng)的組織發(fā)展方法可以概括為兩種類(lèi)型:結(jié)構(gòu)技術(shù)和人文技術(shù)。
1.結(jié)構(gòu)技術(shù)
結(jié)構(gòu)技術(shù)是通過(guò)有計(jì)劃地改革組織的結(jié)構(gòu),改變其復(fù)雜性、規(guī)范性和集權(quán)度的技術(shù),是影響工作內(nèi)容和員工關(guān)系的技術(shù)。例如,可以合并職能部門(mén),減少垂直分化度,簡(jiǎn)化規(guī)章,擴(kuò)大員公的工作自主性;也可以對(duì)工作進(jìn)行再設(shè)計(jì),使工作變得更具挑戰(zhàn)性、趣味性等。
2.人義技術(shù)
人義技術(shù)是通過(guò)溝通、決策制定和問(wèn)題解決等方式改變組織成員的態(tài)度和行為的技術(shù),主要包括:敏感性訓(xùn)練、調(diào)企反饋、質(zhì)量圈、團(tuán)際發(fā)展等。
(1)敏感性訓(xùn)練:敏感性訓(xùn)練,又稱(chēng)實(shí)驗(yàn)室訓(xùn)練、T團(tuán)體訓(xùn)練、交友團(tuán)體訓(xùn)練等,是指通過(guò)無(wú)結(jié)構(gòu)小組的交互作用方式來(lái)改善行為的方法。在訓(xùn)練中,成員處于一個(gè)自由開(kāi)放的環(huán)境中,由一位專(zhuān)家做顧問(wèn),討論他們自己以及相互之問(wèn)的交互作用。團(tuán)體注重的是相互作用的過(guò)程,而不是討論的結(jié)果,因?yàn)橛?xùn)練的目的在于使團(tuán)體成員通過(guò)觀察和參與而有所領(lǐng)悟,了解自己,了解自己如何看待別人以及別人如何看待自己,了解人與人之間如何相互作用,并借此表達(dá)自己的思想、觀念、態(tài)度、通過(guò)成功的敏感性訓(xùn)練可以使成員的自我知覺(jué)更為現(xiàn)實(shí),群體凝聚力更強(qiáng),功能失調(diào)的人際沖突減少,達(dá)到個(gè)人和組織更為一體化的目的。
(2)調(diào)查反饋。調(diào)查反饋是用一種專(zhuān)門(mén)的調(diào)查工具,用來(lái)評(píng)估組織成員的態(tài)度,了解員工在認(rèn)識(shí)上的差異。通常是以問(wèn)卷形式進(jìn)行,可以針對(duì)個(gè)人,也可針對(duì)整個(gè)部門(mén)或組織。調(diào)查的內(nèi)容涉及決策方法、溝通的有效性、部門(mén)間的協(xié)調(diào)及對(duì)組織、工作、同事和上司的滿(mǎn)意程度等。調(diào)查結(jié)束之后,要把經(jīng)過(guò)統(tǒng)計(jì)處理的結(jié)果反饋給員工,讓他們進(jìn)行討論,鼓勵(lì)發(fā)表不同的意見(jiàn),以試圖尋找出解決問(wèn)題的辦法。但在討論過(guò)程中,要遵循對(duì)事不對(duì)人的原則。
(3)質(zhì)量圈。質(zhì)量圈是員工參與計(jì)劃的一種形式,其實(shí)質(zhì)的內(nèi)涵是:企業(yè)中多個(gè)員工小組自愿定期與主管會(huì)面,以鑒別生產(chǎn)中出現(xiàn)的問(wèn)題并提出解決辦法,然后將這些提議送交給高層管理部門(mén)審查,獲得批準(zhǔn)的方案由員工參與完成。在日本,曾經(jīng)有數(shù)百萬(wàn)員工參加了質(zhì)量圈,每年能夠節(jié)約數(shù)十億美元的成本。為了完成一項(xiàng)成功的質(zhì)量管理項(xiàng)目,企業(yè)必須設(shè)立明確的項(xiàng)目目標(biāo),最高管理層要給予積極的支持,并創(chuàng)造一種有益于參與管理的組織氣氛。此外,還必須選出一個(gè)稱(chēng)職的項(xiàng)目管理者,并把項(xiàng)目目標(biāo)告知所有相關(guān)人員,而且項(xiàng)目的所有參與人都必須接受有關(guān)質(zhì)量圈的培訓(xùn)。
(4)團(tuán)際發(fā)展(或稱(chēng)群體間關(guān)系的開(kāi)發(fā))。團(tuán)際發(fā)展旨在化解和改變工作團(tuán)體之間的態(tài)度、成見(jiàn)和觀念,以改善團(tuán)體間的相互關(guān)系。盡管有不少方法可以改善團(tuán)體間關(guān)系,但最常用的方法是,由沖突的兩個(gè)團(tuán)體分別討論,列出它們各自對(duì)自己的認(rèn)識(shí),對(duì)對(duì)方的認(rèn)識(shí)和不滿(mǎn)提出要求,然后相互交換,共享信息,找出分歧和導(dǎo)致分歧的原因與性質(zhì),接著由雙方派出代表共同協(xié)商,找出解決問(wèn)題、彌合差異、改善關(guān)系的方法。
(三)現(xiàn)代的組織發(fā)展方法
典型的現(xiàn)代組織發(fā)展方法有全面質(zhì)量管理和團(tuán)隊(duì)建設(shè)。
(1)全面質(zhì)量管理。全面質(zhì)量管理是20世紀(jì)90年代初在組織管理上最流行的一種技術(shù)革新方法。全面質(zhì)量管理的含義是指整個(gè)企業(yè)通過(guò)共同努力,引進(jìn)新的管理體制和組織文化,大幅度削減因質(zhì)量不佳而導(dǎo)致的成本增加,以此來(lái)滿(mǎn)足顧客的需要,甚至經(jīng)常超出顧客的期望要求而采取的一系列管理措施。全面質(zhì)量管理強(qiáng)調(diào)依靠協(xié)同工作得到組織中的每個(gè)人對(duì)質(zhì)量的承諾,是一個(gè)在長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)中不斷改進(jìn)質(zhì)量的過(guò)程。
要達(dá)到全面質(zhì)量管理的這些要求,變革必須根植于企業(yè)最根本的部分,即組織文化。文化的改變必須在實(shí)行全面質(zhì)量管理之前,或與之同時(shí)進(jìn)行。組織的文化必須支持全面質(zhì)量管理。除此之外,挑選員工也是一個(gè)重要環(huán)節(jié),只有具有高度責(zé)任感的員工才能符合全面質(zhì)量管理的要求。另外,全面質(zhì)量管理需要最高管理層的支持;全面質(zhì)量管理規(guī)劃需要從上向下推行,并持續(xù)地從下向上付諸實(shí)施。
(2)團(tuán)隊(duì)建設(shè)。組織是一群人集合在一起為了共同的目標(biāo)而協(xié)同工作,它的績(jī)效取決于所有人的努力與合作,因此,團(tuán)隊(duì)建設(shè)是很重要的。一個(gè)好的團(tuán)隊(duì)具有四個(gè)方面的特征:規(guī)模小,能力互補(bǔ),有共同的意愿、目標(biāo)和工作方法,情愿共同承擔(dān)責(zé)任。而要建立一個(gè)好的團(tuán)隊(duì)就必須進(jìn)行團(tuán)隊(duì)建設(shè)。
團(tuán)隊(duì)建設(shè)可以針對(duì)工作,也可以針對(duì)員工的業(yè)余生活,雙管齊下則效果更好。舉例來(lái)說(shuō),針對(duì)工作的方法通常包括目標(biāo)設(shè)定、發(fā)展團(tuán)隊(duì)成員之間的人際關(guān)系、明確每個(gè)成員的角色和責(zé)任的角色分析以及團(tuán)隊(duì)工作程序分析這幾個(gè)步驟。具體的做法是:先由大家確定團(tuán)體的目標(biāo),列出各個(gè)子目標(biāo)及其優(yōu)先順序,并在目標(biāo)及優(yōu)先順序上達(dá)成共識(shí)。接著,各個(gè)成員說(shuō)明自己在目標(biāo)達(dá)成中所扮演的角色,劃定各自責(zé)任,使每個(gè)人明確自己的個(gè)人努力與團(tuán)隊(duì)績(jī)效之間的關(guān)系,加強(qiáng)對(duì)團(tuán)體目標(biāo)的認(rèn)同。最后,大家在共同的目標(biāo)下商討作業(yè)細(xì)節(jié),確定工作程序。這種方法可以提高全體員工對(duì)工作的投入程度,增強(qiáng)責(zé)任感,從而提高績(jī)效。
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