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第二節 會計賬簿的內容、啟用與登記規則
一、會計賬簿的基本內容
1.封面。
主要標明賬簿的名稱,如總分類賬、各種明細賬、現金日記賬、銀行存款日記賬等。
2.扉頁。
主要列明科目索引、賬簿啟用登記表等。該表格式參見教材P124。
3.賬頁。
基本內容包括:
(1)賬戶的名稱(總分類賬戶、二級賬戶或明細賬戶);
(2)登記賬戶的日期欄;
(3)憑證種類和號數欄;
(4)摘要欄(簡要說明所記錄經濟業務的內容);
(5)金額欄(記錄經濟業務引起賬戶發生額或余額增減變動的數額);
(6)總頁次和分戶頁次。
二、會計賬簿的啟用
啟用會計賬簿時,應當在賬簿封面上寫明單位名稱和賬簿名稱,并在賬簿扉頁上附啟用表。
啟用訂本式賬簿應當從第一頁到最后一頁順序編定頁數,不得跳頁、缺號。
使用活頁式賬頁應當按賬戶順序編號,并須定期裝訂成冊;裝訂后再按實際使用的賬頁順序編定頁碼,另加目錄,記明每個賬戶的名稱和頁次。
三、會計賬簿的登記規則
(一)準確完整
為了保證賬簿記錄的準確、完整,應當根據審核無誤的會計憑證登記會計賬簿。登記會計賬簿時,應當將會計憑證日期、編號、業務內容摘要、金額和其他有關資料逐項記入賬內,做到數字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。每一項會計事項,一方面要記入有關的總賬,另一方面要記入該總賬所屬的明細賬。賬簿記錄中的日期,應該填寫記賬憑證上的日期;以自制原始憑證(如發料單、領料單等)作為記賬依據的,賬簿記錄中的日期應按有關自制憑證上的日期填列。
(二)注明記賬符號
賬簿登記完畢后,要在記賬憑證上簽名或者蓋章,并在記賬憑證的“過賬”欄內注明賬簿頁數或畫對勾,注明已經登賬的符號,表示已經記賬完畢,避免重記、漏記。
(三)書寫留空
賬簿中書寫的文字和數字上面要留有適當的空格,不要寫滿格,一般應占格距的1/2。
(四)正常記賬使用藍黑墨水或碳素墨水
為了保持賬簿記錄的持久性,防止涂改,登記賬簿必須使用藍黑墨水或碳素墨水書寫,不得使用圓珠筆(銀行的復寫賬簿除外)或者鉛筆書寫。
(五)特殊記賬使用紅色墨水
在下列情況下,可以用紅色墨水記賬:
1.按照紅字沖賬的記賬憑證,沖銷錯誤記錄;
2.在不設借貸等欄的多欄式賬頁中,登記減少數;
3.在三欄式賬戶的余額欄前,如未印明余額方向的,在余額欄內登記負數余額;
4.根據國家統一的會計制度的規定可以用紅字登記的其他會計記錄。
由于會計中的紅字表示負數,因而除上述情況外,不得用紅色墨水登記賬簿。
(六)順序連續登記
在登記各種賬簿時,應按頁次順序連續登記,不得隔頁、跳行。如發生隔頁、跳行現象,應在空頁、空行處用紅色墨水劃對角線注銷,或者注明“此頁空白”或“此行空白”字樣,并由記賬人員和會計機構負責人簽名或蓋章。
(七)結出余額
凡需要結出余額的賬戶,結出余額后,應當在“借或貸”欄目內注明“借”或“貸”字樣,以示余額的方向;對于沒有余額的賬戶,應在“借或貸”欄內寫“平”字,并在“余額”欄用“O”表示。現金日記賬和銀行存款日記賬必須逐日結出余額。
(八)過次承前
每一賬頁登記完畢結轉下頁時,應當結出本頁合計數及余額,寫在本頁最后一行和下頁第一行相關欄內,并在摘要欄內注明“過次頁”和“承前頁”字樣;也可以將本頁合計數及金額只寫在下頁第一行相關欄內,并在摘要欄內注明“承前頁”字樣,以保持賬簿記錄的連續性,便于對賬和結賬。
對需要結計本月發生額的賬戶,結計“過次頁”的本頁合計數應當為自本月初起至本頁末止的發生額合計數;對需要結計本年累計發生額的賬戶,結計“過次頁”的本頁合計數應當為自年初起至本頁末止的累計數;對既不需要結計本月發生額也不需要結計本年累計發生額的賬戶,可以只將每頁末的余額結轉次頁。
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