考點5會計電算化的檔案管理(★★★)
一、會計電算化檔案的內容
電算化會計檔案,包括存儲在計算機中的會計數據(以磁性介質或光盤存儲會計數據)和計算機打印出來的書面等形式的會計數據。會計數據是記賬憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數據,以及會計軟件系統開發運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。
1.存儲在計算機中的會計數據。在磁性介質或光盤存儲的會計數據,是在會計電算化情況下新的會計檔案形式。其保存期限同《會計檔案管理辦法》中規定的相應會計數據(書面形式的會計賬簿、報表)一致。
2.采用電子計算機打印出來的書面等形式的會計數據。采用電子計算機打印輸出書面會計憑證、賬簿、報表的,應符合國家統一會計制度的要求,即采用中文或中外文對照,字跡清晰,可作為會計檔案保存,保存期限按《會計檔案管理辦法》的規定執行。
3.通用會計軟件、定點開發會計軟件、通用與定點開發要結合會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序,視同會計檔案保管,保管期截至該軟件停止使用或有重大更改之后的5年。
二、會計檔案的生成與管理
1.現金日記賬和銀行存款日記賬一般應于當天登記并打印輸出,做好日清月結。
2.一般賬簿可以根據實際情況和工作需要按月或按季、按年打印;發生業務少的賬簿,可滿頁打印。
3.在保證憑證、賬簿清晰的條件下,計算機打印輸出的憑證、賬簿中的表格線可適當地減少。
4.由原始憑證直接錄入計算機并打印輸出的情況下,記賬憑證上應有錄入員的簽名或蓋章、稽查人員簽名或蓋章、會計主管人員的簽名或蓋章。收、付款記賬憑證上應有錄入員的簽名或蓋章。打印生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證,按《會計人員工作規則》、《會計檔案管理辦法》的有關規定立卷、歸檔保管。
5.在手工事先做好記賬憑證,錄入記賬憑證后進行處理的情況下,保存手工記賬憑證與機制憑證皆可。
6.計算機與手工并行工作期間,錄入記賬憑證后進行處理的情況下,保存手工記賬憑證與機制憑證皆可。
7.計算機與手工并行工作期間,可采用計算機打印輸出的記賬憑證替代手工填制記賬憑證,根據有關規定進行審核并裝訂成冊,可作為會計檔案保存,并據以登記手工賬簿。
8.記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬,還要按照有關稅務、審計等部門的要求,及時打印輸出有關賬簿、報表。
9.采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質存儲會計賬簿、報表,作為會計檔案保存的單位,不再定期打印輸出會計賬簿,還應取得同級財政部門的同意。
10.各單位每年形成的會計檔案,都應由財務會計部門按照歸檔的要求,負責整理立卷或裝訂成冊。
11.各單位應積極地利用保存的會計檔案,并對外有條件地提供資料,但檔案原件原則上不得外借。
12.各單位對會計檔案必須進行科學管理,做到妥善保管、存放有序和查找方便。
三、安全和保密措施
1.對存檔的會計資料要檢查記賬憑證上錄人員的簽名或蓋章、稽核人員的簽名或蓋章、會計主管人員的簽名或蓋章,收、付款記賬憑證還應由出納人員簽名或蓋章。
2.對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉爛和防鼠咬等工作,重要會計檔案應準備雙份,存放在兩個不同的地點,最好在兩個不同的建筑物內。
3.采用磁性介質保存會計檔案,要定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質破壞,而使會計檔案丟失。
4.存有會計信息的磁性介質,在未打印成書面形式輸出之前,應妥善保管并留有副本。
5.嚴格執行安全和保密制度,會計檔案不得隨意堆放,嚴防毀損、散失和泄密。
6.各種會計資料包括打印出來的會計資料以及存儲會計資料的軟盤、硬盤、計算機設備、光盤、縮微膠片等,未經單位領導同意,不得外借或拿出單位。
7.經領導同意借閱的會計資料,應該履行相應的借閱手續,經手人必須簽字記錄。
編輯推薦:
(責任編輯:中原茶仙子)