會計電算化考試大綱

第四章 電子表格軟件在會計中的應用

【基本要求】

1.了解常用電子表格軟件的種類

2.了解電子表格軟件的主要功能

3.熟悉Exce1軟件的用戶界面

4.熟悉啟動與退出Exce1軟件的常用方法

5.熟悉Exce1文件管理的常用方法

6.熟悉Exce1圖表的插入方法

7.掌握數據輸入與編輯的常用方法

8.掌握Exce1的公式及其運用

9.掌握Exce1常用函數的使用

10.掌握數據清單的設計要求

11.掌握記錄單的使用方法

12.掌握Exce1的數據排序、篩選與分類匯總的方法

13.掌握數據透視表創建與設置的方法

【考試內容】

第一節 電子表格軟件概述

一、常用的電子表格軟件

電子表格，又稱電子數據表，是指由特定軟件制作而成的，用于模擬紙上計算的由橫豎線條交叉組成的表格。

WINDOWS操作系統下常用的電子表格軟件主要有微軟的Exce1、金山WPS電子表格等；Mac操作系統下則有蘋果的Numbers，該軟件同時可用于iPad等手持設備。此外，還有專業電子表格軟件如Lotus Notes、第三方電子表格軟件如Formu1a One等。

微軟的Exce1軟件（以下簡稱Exce1）是美國微軟公司研制的辦公自動化軟件OFFICE的重要組成部分，目前已經廣泛應用于會計、統計、金融、財經、管理等眾多領域。考慮到其操作簡單直觀、應用范圍廣泛、用戶眾多且與其他電子表格軟件具有很好的兼容性，未特別說明時，本大綱主要介紹Exce1有關內容。Exce1軟件有多種不同的版本，目前比較有代表性的是Exce1 2003和Exce1 2013。

二、電子表格軟件的主要功能

電子表格軟件的主要功能有：（1）建立工作簿；（2）管理數據；（3）實現數據網上共享；（4）制作圖表；（5）開發應用系統。

（一）建立工作簿

Exce1啟動后，即可按照要求建立一個空白的工作簿文件，每個工作簿中含有一張或多張空白的表格。這些在屏幕上顯示出來的默認由灰色橫豎線條交叉組成的表格被稱為工作表，又稱“電子表格”。工作簿如同活頁夾，工作表如同其中的一張張活頁紙，且各張工作表之間的內容相對獨立。工作表是Exce1存儲和處理數據的主要文檔。每張工作表由若干行和列組成，行和列交叉形成單元格。單元格是工作表的最小組成單位，單個數據的輸入和修改都在單元格中進行，每一單元格最多可容納32767個字符。

在Exce1 2003中，每個工作簿默認含有3張工作表，每張工作表由65536行和256列組成；在Exce1 2013中，每個工作簿默認含有1張工作表，該工作表由1048576行和16384列組成。默認的工作表不夠用時，可以根據需要予以適當添加。每個工作簿含有工作表的張數受到計算機內存大小的限制。

（二）管理數據

用戶通過Exce1不僅可以直接在工作表的相關單元格中輸入、存儲數據，編制銷量統計表、科目匯總表、試算平衡表、資產負債表、利潤表以及大多數數據處理業務所需的表格，而且可以利用計算機，自動、快速地對工作表中的數據進行檢索、排序、篩選、分類、匯總等操作，還可以運用運算公式和內置函數，對數據進行復雜的運算和分析。

（三）實現數據網上共享

通過Exce1，用戶可以創建超級鏈接，獲取局域網或互聯網上的共享數據，也可將自己的工作簿設置成共享文件，保存在互聯網的共享網站中，讓世界上任何位置的互聯網用戶共享工作簿文件。

（四）制作圖表

Exce1提供了散點圖、柱形圖、餅圖、條形圖、面積圖、折線圖、氣泡圖、三維圖等14類100多種基本圖表。Exce1不僅能夠利用圖表向導方便、靈活地制作圖表，而且可以很容易地將同一組數據改變成不同類型的圖表，以便直觀地展示數據之間的復雜關系；不僅能夠任意編輯圖表中的標題、坐標軸、網絡線、圖例、數據標志、背景等各種對象，而且可以在圖表中添加文字、圖形、圖像和聲音等，使精心設計的圖表更具說服力。

（五）開發應用系統

Exce1自帶VBA宏語言，用戶可以根據這些宏語言，自行編寫和開發一些滿足自身管理需要的應用系統，有效運用和擴大Exce1的功能。

三、Exce1軟件的啟動與退出

（一）Exce1軟件的啟動

通常可以采用下列方法啟動Exce1軟件：

1.點擊“開始”菜單中列示的Exce1快捷命令；

2.點擊桌面或任務欄中Exce1的快捷方式圖標；

3.通過“運行”對話框啟動Exce1軟件；

4.打開現成的Exce1文件。

（二）Exce1軟件的退出

通常可以采用下列方法退出Exce1軟件：

1.點擊標題欄最右邊的關閉按鈕；

2.點擊“關閉窗口”或“關閉所有窗口”命令；

3.按擊快捷鍵“A1t＋F4”。

以上三種方法操作時，如果退出前有編輯的內容未被保存，將出現提示是否保存的對話框。

需注意的是：以上操作方法均指的是當前只有一個工作簿的情形，如果當前有多個工作簿文件在運行，以上操作方法執行的結果將是光標所在的文件被關閉，其他處于打開狀態的Exce1文件仍在運行，Exce1軟件并未退出。只有這些文件均被關閉后，Exce1軟件才能退出。

四、Exce1軟件的用戶界面

Exce1軟件啟動后，通常會建立一個新的空白工作簿或者打開一個現有的工作簿，并在屏幕上呈現一個最大化的工作簿窗口（簡稱“窗口”）。這一窗口是用戶操作Exce1軟件的重要平臺，被稱為默認的用戶界面。Exce1軟件的默認用戶界面因版本不同而有所區別。其中，Exce1 2003及以下版本的默認用戶界面基本相同，由標題欄、菜單欄、工具欄、編輯區、工作表區、狀態欄和任務窗格等要素組成；Exce1 2007及以上版本的默認用戶界面基本相同，主要由功能區、編輯區、工作表區和狀態欄等要素組成。

五、Exce1文件的管理

Exce1文件的管理主要包括新建、保存、關閉、打開、保密、備份、修改與刪除等工作。

（一）Exce1文件的新建與保存

1.Exce1文件的新建

新建Exce1文件有許多種不同的方法。

2.Exce1文件的保存

為了繼續使用新建的Exce1文件，應當以合適的名稱和類型將Exce1文件保存在適當的位置。Exce1文件在編輯修改完畢或退出Exce1軟件之前，均應進行保存。保存Exce1文件的常用方法包括：

（1）通過按擊功能鍵“F12”鍵進行保存。

（2）通過按擊快捷鍵“Ctr1＋S”鍵進行保存。

（3）通過單擊常用工具欄（適用于Exce1 2003）或快速訪問工具欄（適用于Exce1 2013）中的“保存”或“另存為”按鈕進行保存。

（4）通過“文件”菜單（或Exce1 2003“工具欄”菜單）中的“保存”或“另存為”命令進行保存。

為了避免Exce1軟件意外中止而丟失大量尚未保存的信息，系統通常會默認保存自動恢復信息的時間間隔，這一時間間隔還可以自定義。

（二）Exce1文件的關閉與打開

1.Exce1文件的關閉

Exce1軟件退出前必須關閉處于打開狀態的Exce1文件，因此，也可以采用前述三種Exce1軟件的退出方法來關閉處于打開狀態的文件。此外，還可采用以下方法來關閉處于打開狀態的Exce1文件：

（1）點擊“工具欄”中的“關閉”按鈕或命令。

（2）點擊“文件”菜單中的“關閉”命令。

（3）按擊快捷鍵“Ctr1＋F4”。

上述三種方法關閉的均是當前文件，其他處于打開狀態的Exce1文件仍處于打開狀態，Exce1軟件仍在運行，并可通過按擊“Ctr1＋N”鍵等方式創建新工作簿。

2.Exce1文件的打開

打開Exce1文件的方法主要有：

（1）通過直接點擊Exce1文件打開。

（2）通過快捷菜單中“打開”命令打開。

（3）通過Exce1“文件”菜單中的“打開”命令進行打開。

（4）通過常用工具欄（適用于Exce1 2003）或快速訪問工具欄（適用于Exce1 2013）中的“打開”按鈕進行打開。

（5）通過按擊快捷鍵“Ctr1＋O”（字母O的按鍵）進行打開。

（三）Exce1文件的保密與備份

1.Exce1文件的保密

對于設置了打開權限密碼的Exce1文件，只有輸入正確的密碼才能打開。對于設置了修改權限密碼的Exce1文件，只有輸入正確的密碼才能修改，否則只能以只讀方式打開。

2.Exce1文件的備份

Exce1軟件根據原文件自動創建備份文件的名稱為原文件名后加上“的備份”字樣，圖標與原文件不同。

（四）Exce1文件的修改與刪除

1.Exce1文件的修改

Exce1文件的修改通常在已打開的Exce1文件中進行，包括修改單元格內容、增刪單元格和行列、調整單元格和行列的順序、增刪工作表和調整工作表順序等。

2.Exce1文件的刪除

Exce1文件的刪除方法包括：

（1）選中要刪除的Exce1文件，按擊“De1ete”鍵進行刪除。

（2）鼠標右鍵點擊要刪除的Exce1文件，選擇刪除命令。

（責任編輯：xy）

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