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應聘者的篩選與錄用

應聘者的篩選與錄用是一種不斷選擇和淘汰、環環緊扣的過程,一般分為如下幾個步驟。

一、評價申請表和簡歷

對求職人員申請表及個人簡歷的評價是招聘錄用系統的主要組成部分。在求職者眾多,面試成本壓力大的情況下,組織往往將申請表和簡歷的篩選作為人員選擇的第一步,從中剔除大量不合要求的人員,然后再安排初步面試。

二、初步面試

初步面試的目的是排除那些明顯不合要求的人。在這個階段,考官主要是確定應聘者的能力、工作經歷是否符合職位的要求,向應聘者解釋擬聘職位的具體要求,并回答應聘者關于組織、工作等的相關問題。同時,通過一些簡要的提問,驗證申請材料中不很清楚的問題。此外,初步面試還有其他一些功能。例如,有時可供求職者申請的職位可能不止一個,在某個職位上不合格的求職者很可能會適合于另一個職位。有經驗的面試考官會了解企業中的其他職位空缺,并將一些合適的求職者安排到另一些職位上。這種面試不僅能為企業建立良好信譽,也能使招聘和選擇達到最佳效益。

三、選擇測試

選擇測試往往被用于幫助評估求職者的素質以及成功的潛力。選擇測試是從眾多求職者中挑選候選人的可靠、準確的手段,它具有標準、規范、客觀等諸多優點。考試和測驗的內容應根據崗位的不同要求進行設計和取舍。一般而言,此項工作涉及下述幾個方面的內容:專業技術知識和技能考試,能力測驗,個性品質測驗,職業傾向測驗,動機和需求測驗等。通過對求職者施以不同的考試和測驗,可以就他們的知識、能力、個性品質、職業性向、動機和需求等方面加以評定,從中選出優良者,進人到面試候選人的范圍。

四、面試

面試是企業最常用的、也是必不可少的測試手段。調查表明,99%的企業在人員的篩選與錄用過程中都會采用這種方法。

1.面試的目標

成功的面試管理應達到如下目標。

(1)創造一個適宜的環境。面試考官與求職者應迅速建立起和睦的關系。只有在相互信賴的氣氛中才可能進行真誠交流。同時,面試考官要注意緩解求職者的緊張情緒,使其表現出自己的真實能力。

(2)從求職者那里獲得與個人行為、工作有關的信息。面試是一種很有價值的方法,招聘人員可以從中獲得簡歷及選擇測試中無法獲取的信息,可以弄清某些前面未涉及的內容及作出合理的選擇決策所需的詳盡的資料。另外,對于求職申請表中尚有疑問的地方,以及求職者的特殊經歷和能力,也可以在面試中進行詳細的了解。

(3)提供有關工作和企業的信息。面試的最大優點在于可以使選擇決策者和求職者直接進行交流,交換信息和看法,進行雙向選擇。在這個過程中,求職者可就企業情況、工作特點、薪酬待遇等方面向企業進行詳細的了解。這時面試考官應注意如實反映企業和工作的情況,不應夸大工作條件和做出將來不可能兌現的承諾,否則會使企業承擔高離職率的風險。

(4)確定候選人是否適合。面試結束后,面試考官要確定候選人是否適合空缺的職位。如果結論是肯定的,選擇過程將繼續下去。

2.雇傭面試的實施過程

(1)確定參加面試的人選,發布面試通知和進行面試前的多項準備工作。根據選擇測試的結果確定參加面試的人員,并為面試做好準備工作:包括確定面試考官,選擇合適的面試方法,設計評價量表和面試問話提綱,安排布置面試場所。

(2)面試過程的實夠。這一階段是面試工作程序中最主要的環節,它依靠面試考宮的面試技巧有效地控制面試的實際操作,其操作質量直接影響著人員招聘與錄用工作的質量。雇傭面試中需要了解的內容包括求職者的工作經歷、學術/工作成就、個人能力素質、人際關系技巧、個性品質、求職意向等幾個方面。

(3)分析和評價面試結果。這部分工作主要是針對求職者在面試過程中的實際表現做出結論性評價,為錄用人員的取舍提供建議性依據。
五、證明材料和背景材料的核實

為了慎重起見,企業往往還會要求對求職者提供的資料進行進一步了解,檢驗其是否屬實。實際中,常常要求求職者提供可以給予更詳細信息的若干證明人的名單,以便企業與這些證明人聯系,對求職者進行背景調查。這一步對避免作出錯誤的選擇決策、招收不誠實的員工,很有幫助。

六、身體檢查

有些情況下也將體檢放在較為靠前的階段中。體檢的主要目的是確定求職者在健康狀況和體力上是否勝任工作。在這一過程中要注意避免出現歧視,例如限定與完成工作無關的身高要求等。

七、錄用決策

1.確定錄用標準

不同的錄用標準對招聘結果的影響是不一樣的。圖6-4顯示的是如果把預測因子的分數與工作績效標準的分數進行對照,所得到的結果。決策正確性的指標之一是正確決策與總的決策數量之比。如果從做出的所有決策角度考慮,這一比例可以按下列公式計算:PCTOT=(A+C)/(A+B+C+D)。在這里,PCTOT是正確決策在總的決策中所占的比例。A、B、C、D是每種決策類型中的人數,A、C是正確決策類型中的人數。這一比例類似于把所有申請者都考慮在內的預測效度系數。需要注意的是,在許多選擇情境中,人們都把錯誤接受看得比錯誤拒絕更嚴重,雇傭經理一般更關心那些被聘用的人的成功和失敗,而不關心那些被拒絕的人。因此,決策正確性的一個更適當的指標是正確接受的決策在總的“接受”決策中所占的比例:PCACC=A/(A+D)。在這里,PCACC是那些被雇傭后工作令人滿意的人在所有被雇傭者中所占的比例。A和D分別代表受雇后工作令人滿意和不令人滿意的人。當選拔的目標是把A的比例擴大到最大限度時,使用后一個公式比較適當。

2.做出錄用決策

經過一系列信息收集和評價后,組織需要從最后的候選人中選擇出最適合空缺職位的人員,做出選擇決策。這時組織一般要通過專門的人事測評小組或評價員會議對測評數據資料進行綜合分析,討論求職者每個評價維度的行為表現,勾畫出該求職者在所有評價維度上的長處和弱點,形成一致評價意見,據此做出最后的錄用決策。

在進行錄用決策時,測評小組需要注意幾點問題:第一,如果人事部門與用人部門在人選問題上意見有沖突,應尊重用人部門的意見；第二,組織應該盡可能地選擇那些具有與組織文化相吻合的個性特點的求職者,即使他們缺乏相應的知識背景和工作經驗。因為相對而言,知識經驗可以通過培訓而獲得,而一個人的個性品質是很難改變的；第三,不一定總是選擇雇傭求職者群體中總體條件最好的人員,而應選擇那些條件與空缺職位要求最接近的人,否則會造成人才浪費或抬高人力成本。最后,人力資源部門應將所有人員招聘與錄用的資料存檔備案,以備查詢。

3.反饋錄用結果

人員選聘與錄用工作的每個環節都包含兩方面的結果:錄用過程和辭謝過程。錄用過程是指求職者在應聘過程中逐步被組織接納,而辭謝過程別是招聘錄用過程中的淘汰,二者是同時延續和完成的。

一般說來,錄用通知比較好寫,無論如何措辭,都是人們樂意讀到的。在通知被錄用者方面,最重要的是及時。錄用決策一旦做出,就應該馬上通知被錄用者,錄用通知晚發一天都有可能損失企業重要的人力資源。

辭謝信比較難寫,容易產生尷尬情緒。目前,錄用結果的反饋管理受到越來越多的組織重視。弗萊徹曾調查了一個評價中心活動成功與失敗的求職者所受到的影響,發現對個體自我印象影響很大的拒用,例如對智力、人格、管理能力等因素的消極評價結果對求職者今后的工作可能造成嚴重的心理傷害,失敗者在得到最終結果的6個月后,仍表現出自我評價低落,對今后的工作失去熱情。由此看來,從人本主義管理的角度而言,組織有必要花費精力,對失敗的求職者進行心理上的安慰。不管怎樣在辭謝信中需要對應聘者的支持表示感謝,并說明只要有了新的工作空缺,一定會對該應聘者優先考慮。另外,由企業人力資源部經理簽名的辭謝信比單純加蓋一個公章的辭謝信要讓人好受一些。

八、應聘員工上崗試用

l.試用目的

這一階段的主要目的是為了通過工作實踐考察試用人員對工作的適宜性,同時,也為試用員工提供了進一步了解組織及工作的機會,事實上,這一階段是組織與員工的雙向選擇,彼此雙方不受任何契約的影響。

2.試用周期

培訓合格者上崗試用,試用周期一般為三個月;特殊崗位的試用期可為六個月;試用期工作優異者,經部門推薦、考核通過,可提前結束試用期,正式錄用。

九、試用期滿進行任職考核

對試用期滿員工的工作績效和工作適宜性進行考核評價,考核合格者可予以錄用。正式錄用前,應由人力資源部和用人部門負責人約見受雇者談話,征求并尊重其本人的意見。

十、新員工上崗任用

頒發“正式錄用通知”,并與聘用者簽訂“聘用合同”,新員工上崗任用。至此完成人員招聘與錄用工作的全部操作,為組織挑選出所需要的人才。

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