提供會議地點的備選方案

(一)會議地點選擇的要求

會議地點的選擇，要綜合考慮多種因素，主要應考慮下列因素：

(1)交通便利;

(2)會場的大小應與會議規模相符;

(3)場地要有良好的設備配置;

(4)場地應不受外界干擾;

(5)選擇會議地點應考慮有無停車場所;

(6)場地租借的成本必須合理。

(二)會議場地選擇的工作程序

會議場地選擇的工作程序是：確定會議目的與形態→了解會議的實質需求和與會者的期望→確定會議場地→對會議地點進行確認→簽訂書面合同。

(三)注意事項

1.廣泛收集會議地點的信息

2.實地考察會議地點的注意事項

實地考察會議地點的注意事項有：

(1)會見能作決策的人，有利于解決以后可能出現的問題;

(2)只要可能，一定要在酒店建議的日期去參觀;

(3)不要出于個人原因再次參觀酒店;

(4)不要帶家屬同行參觀;

(5)要考慮是否以一個普通客人的身份不宣而至，以檢查酒店對客人的接待情況;

(6)要考慮是否以另外一兩家酒店作為“備選”，以免因談判失敗而出現被動局面。

布置會場和安排座次

(一)會場整體布局安排

1.會場整體布局的要求會議整體布局的要求是：

(1)莊重、美觀、舒適;

(2)會場的整體格局要根據會議的

性質和形式，營造出和諧的氛圍;

(3)中大型會議要保證一個絕對的中心;

(4)小型會場要注意集中和方便。

2.會場整體布局安排

會場整體布局的方法：

(1)確定會場形式;

(2)合理擺放桌椅;

(3)布置附屬性設備。

(二)主席臺的座次和場內座次安排

1.主席臺座次和場內座次的要求

主席臺是與會人員矚目的地方，也是會場布置工作的重點。各種大中型會議均應設主席臺。座談會和日常工作會議一般不設主席臺或主席桌。無論是否設置主席臺，都要注意使會議主持人面向與會人員，避免主持人同與會人員背向的現象。另外，一般會議不必把眾多的領導人都請上主席臺，只請講話人和主持人即可。

2.主席臺的座次和場內座次安排

(1)安排主席臺的座次

會議主席臺就坐者都是主辦方的負責人、貴賓或主席團成員，安排座位時應注意以下慣例：

1)依職務的高低和選舉的結果安排座次。職務最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居側。

2)為工作便利起見，會議主持人有時需在前排的邊座就座，有時可按職務順序就座。3)主席臺座次的編排應編制成表，先報主管上司審核，然后貼于貴賓室、休息室或主席臺入口處的墻上，也可在出席證、簽到證等證件上表明。

4)在主席臺的桌上，于每個座位的左側放置姓名臺簽。

(2)安排場內其他人員的座次

1)小型會場內座位的安排。分清上下座，一般離會場的入口處遠、離會議主席位置近的座位為上座;反之為下座。會議的主持人或會議主席的位置應置于遠離入口處、正對門的位置。

2)中大型會場內座次的安排。常見的安排方法有三種：

①橫排法。是以參會人員的名單以及姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右橫向依次排列座次的方法。

②豎排法。是以各代表團或各單位成員的既定次序或姓氏筆畫從前至后縱向排列座次的方法。將正式代表或成員排在前，職務高者排在前，列席成員、職務低者排在后。

③左右排列法。是以參會人員的姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序、以會場主席臺中心為基點，向左右兩邊交錯擴展排列座位的方法。

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（責任編輯：何以笙簫默）

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