檔案的轉移

我們每天都會產生大量的文件，而在這個“寸土寸金”的社會里，我們的辦公室沒有多余的空間存放這么多的紙質檔案，因此要把它們轉移到指定的貯藏室里，需要用時再取出。轉移檔案要制定一個周密的計劃，并且要有很多的步驟，這樣才能安全容納大量資料。

1.在轉移之前計劃好新的檔案。

2.如果全部檔案都要轉移，文件抽屜里只留下導引卡，要為新的檔案提前準備好文件夾，文件夾的標簽上使用與以前文件夾不同的顏色標明日期和主題。

3.如果留下文件夾和導引卡，要準備一套文件夾裝轉移抽屜里的材料，在這些文件夾上貼上與原來的檔案相同的標簽并提前作好轉移準備。

4.如果有足夠的空間，可以讓準備轉移的檔案在辦公室里再放幾個星期，直到新的檔案中積累了足夠的參考資料。

5.確保貯藏室有足夠的空間和適合的環境存放舊檔案。

6.為避免影響正常的辦公室工作，要在制定轉移計劃的幾個小時之內完成整個轉移過程，這時不妨多找幾個人來幫忙，分工合作，既高效又保持工作質量。

7.在所有轉移文件或盒子上貼上標簽，寫明檔案的內容、日期等內容以便認讀時方便省時。

8.把轉移的檔案或盒子捆緊，并在運送過程中確保安全。

電話使用規定

(1)辦公室電話是為辦公提供的，因公打長途電話須經秘書同意，并登記聯系單位、聯系入、聯系事由和通話時間等，每月秘書與電信局結算。

(2)因私事打長途或市內電話原則上不予辦理。

(3)凡未經同意而私自撥打長話者，除費用自理外，還應根據情況就長話費用給予1～3倍的罰款。

(4)因公市內電話亦應按規定登記，非因工作需要不準打市話。

(5)非本系工作人員不準使用本系話機打外線和長途電話。

(6)不論何種電話，均應節約時間“長話短說”，嚴禁用電話閑聊。

（責任編輯：何以笙簫默）

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