一、控制紙質檔案的使用

檔案柜一般都上鎖，秘書不在時，要鎖住檔案柜以保護紙質文件。到檔案室取送資料時，要有專人負責。

把資料從檔案室中取出時，在原來放資料的地方做一個標記，可以記錄借出日期、材料名稱、借者姓名及歸還日期等。

二、控制縮微品檔案的使用

縮微品檔案的載體和信息是合二為一的，對縮微品信息安全的控制，實際上就是對縮微膠片的安全保管。因此，要保證縮微品檔案的信息安全，必須注意：

(1)將存放有縮微品檔案的柜子上鎖，以防丟失或外人的隨便使用。

(2)不能將縮微品原件外借，以防損壞或丟失。

(3)縮微品的存取借用要和紙質檔案一樣有相應的記錄。

(4)存取膠片時戴上手套，或者拿取膠片的兩邊，避免造成污染、擦痕或留下指紋等。

(5)閱覽室最好裝有空調設備，保證室內有適當的溫度和濕度。

三、控制電子檔案的使用

秘書使用的計算機很可能不是一人“獨占”，如果是這樣，別的使用者就可能會看見他不希望別人看見的資料，甚至被另存盤或打印出來。他們就更容易把它帶出辦公室了;如果他發了一封電子郵件，這封郵件的內容可能會被發到電子信箱或者告示板上，和他使用同一系統的人都能看到這些信息。因此，電子檔案讓人沒有安全感，容易被人非法使用。

1、必須采取各種措施控制電子檔案的使用

1.請上司規定清楚哪些人可以打開這個電子檔案。

2.、如果計算機離一些無關的人很近，就要采取一些適當的安全措施：

(1)使用密碼，沒有密碼將無法檢索文件;

(2)鎖住計算機，這樣其他任何人都打不開;

(3)鎖上裝有軟盤的盒子或箱子。

3.如果一些同事有權借用這個秘書的電子檔案，他要把原件留在自己身邊，拷貝一個副本給他們。當然，拷貝是一件非常方便的事，所以絕對不能把非常機密的材料拿出辦公室，非上司有特殊的明確說明。

4.保存一份流外(外借)檔案，在上面記錄借出日期、材料內容、借者姓名和歸還日期等。

5.如果使用了別人的計算機或者軟盤在別的計算機上使用過，在把它們拿到自己機器上使用之前，一定要先查毒、殺毒。給自己的計算機裝上防病毒軟件，并注意及時更新，因此病毒更新換代的速度也是十分迅速的。

6.不同的軟盤要存放在專門設計的盒子、圓盤或其他箱子里，這些盒子或箱子最好有蓋，這樣可以使軟盤保持干凈并不受損害。

7.不要觸摸磁盤的表面，要防塵、防油漬以及其他殘留物，因為這些污染物都會抹掉軟盤上的資料。磁盤還要遠離磁場。

8.光盤也需要有干凈、安全的環境來保護。軟盤的保護措施也可用于保護光盤。

（責任編輯：何以笙簫默）

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