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企業如何做好合同綜合管理

市場經濟本質上是契約經濟。隨著我國市場經濟的不斷成熟，合同在企業對外經濟交往中越來越重要，合同管理在企業管理中日益突出。

對合同當事人的資信審查合同談判前，首先應對其他合同當事人的資質進行審查，包括簽約資格、履約能力、以往的履約信譽等。如果不對其他當事人的基本情況進行了解，就倉促冒然地簽訂合同，很容易與一些信譽不好、履約能力差的單位發生經濟關系，甚至會上當受騙，導致經濟損失，嚴重影響企業的正常運轉，有時還會引發企業的全面虧損和破產。簽約前的資質審查十分重要，應該引起高度重視，將資質審查作為合同管理中一項必不可少的重要工作來做。

資信審查主要看以下幾方面。一是營業執照，一個企業的營業執照上有該企業的注冊資金額、法定代表人或負責人的姓名、企業性質、企業地址、經營范圍等情況，這些都反映了該企業的一些基本情況。二是授權委托書，大多數合同都是企業派出的業務員承辦的，此時應讓業務員提供其法定代表人簽發的授權委托書原件。三是資產負債情況，從資產負債表和損益表中可以了解到該企業的經濟實力和經營狀況，要盡可能選擇有經濟實力、經營狀況良好的企業。四是相關業績，可以要求提供客戶評價書，有條件的最好進行實地考察。五是特許行業或特種商品的經營許可證、施工資格等級證、通信產品的進網許可證等。另外，質量體系認證書、銀行或稅務部門出具的信用證書、相關主要榮譽證書對了解合同當事人的資信情況有參考作用，但不是合同當事人必須提供的。

對合同文本的審查談合同時，一般各方都希望用本單位草擬的文本為基礎，因為用本單位起草的文本，基本用語條款和格式大多對本單位有利，也較熟悉，談判起來就方便一些，用別的單位文本，往往比較生疏，改動量較大，有時有的單位故意將文本寫得很長，其中設置文字陷阱，稍不注意就會簽訂不利合同。

合同是各方當事人在平等自愿、協商一致的基礎上商定的，用誰的文本為基礎談判法律沒有規定，選擇用任何一方的文本作基礎都可以，包括一些政府部門制訂的示范文本，也不是必須使用的，合同當事人可以以任何文本為基礎談判，最后形成商定文本。

另外，文本審查應特別注意格式合同問題。

格式合同是當事人為了重復使用而預先擬定，并在訂立合同時未與對方協商的合同。格式合同往往是一些公用企業和服務行業為了逃避責任，對廣大消費者提出不平等、歧視性的要求。為了防止格式條款的弊端，《合同法》作了一些具體規定：采用格式條款訂立合同的，提供格式條款的一方應當遵循公平原則確定當事人之間的權利和義務，并采取合理的方式提請對方注意免除或者限制其責任的條款，按照對方的要求，對該條款予以說明：提供格式條款一方免除自身責任、加重對方責任、排除對方主要權利的，該條款無效。使用格式合同較多的企業，為避免簽訂無效合同，應對一些免除自身責任、加重對方責任、排除對方主要權利的條款作一些醒目注釋，還可對以上條款，在合同文本中用選擇或填空的方式與對方協商，給對方表達意愿的機會，這樣經過雙方協商一致，就不屬于格式條款。

簽訂合同的授權與簽章手續簽訂合同是一種重要的法律行為，為了保證一個單位對外簽訂合同的合法、統一與高效，各單位都應有簽約授權的管理制度。

授權委托書中一般應有被授權人的姓名、身份，授權的事項、授權的時間和范圍，由法定代表人或負責人簽字。授權委托書的格式由合同綜合管理部門制訂。為了簡化手續，法定代表人或負責人可以一次性將某類合同授權某人簽訂，而不必就每一個合同單獨授權。被授權人必須在授權的期間和范圍內簽訂合同，不得超越授權委托書確定的期間和范圍，合同綜合管理部門應監督被授權人的簽約行為。

企業要保證簽訂的合同統一合法有效，并得到嚴格履行，可以通過使用合同專用章這一方式。在合同管理制度中規定，對外簽訂合同必須統一加蓋合同專用章，只有加蓋合同專用章的合同，企業才予以認可，這樣可避免一些部門和人員加蓋其他公章，對外簽訂合同，也可避免一些人員逃避合同綜合管理部門的監督管理。

對合同履行情況的監督檢查合同綜合管理部門監督檢查合同的履行情況，一般采取重點檢查和抽查的方式。檢查內容主要包括三方面，一要看各方是否按合同約定進度全面履行合同，督促各方嚴格履約;二要看履行過程中是否存在合同數量、工期、設計等方面的變更情況，如有變更，應履行變更簽約手續，以合同形式明確變更情況;三要看是否存在違約情況，這是監督檢查的主要工作。合同當事人任何一方違反合同約定的任何一項義務，都會導致違約情況，其中最多的是工期逾期、質量不符合約定。因為處理違約情況涉及大量法律規定，所以，合同綜合管理部門對此過程應重點監控。合同履行過程中，當事各方的往來函件、通知等文書都具有法律效力，如果發生糾紛，也是區分責任的重要證據，所以對合同履行每一環節形成的書面材料都應注意完整保存。

貴在提高責任心合同綜合管理不僅工作量繁重，而且責任重大，《刑法》第四百零六條明確規定，國家機關工作人員在簽訂、履行合同過程中，因嚴重不負責任被詐騙，致使國家利益遭受重大損失的，處三年以下有期徒刑或者拘役;致使國家利益遭受特別重大損失的，處三年以上七年以下有期徒刑。《刑法》規定這一罪刑，就是針對國有企業中負責合同管理的工作人員，包括合同綜合管理人員。

作為合同綜合管理人員，應認識到本職工作的重要責任，不斷學習相關知識，把好合同管理的每個環節，全面履行合同管理職責，以維護企業利益，促進企業健康發展。

現代企業中的合同管理

市場經濟是法治經濟、契約經濟，合同是商品經濟的產物，是商品交換的法律表現形式。現代企業的經濟往來，主要是通過合同形式進行的，所以，合同管理作為現代企業法律顧問制度的重要內容之一，能否實施有效管理把好合同關，是現化企業經營管理成敗的一個重要因素。

一、現代企業的合同管理機構和管理模式

首先，合同立由企業法律顧問部門管理。在市場經濟條件下，企業為實現一定的經濟目的，明確相互權利義務關系而簽訂的合同是民事合同，企業通過合同所確立的民事關系，是—種受法律保護的民事法律關系‘，所以通過簽訂合同建立民事法律關系的行為是一種民事法律行為。由此可見，由于合同本身的特征，決定了合同不同于企業內部的生產人事、財務等管理工作，已超越了企業自身的界限，使之成為一種受法律規范和調整的社會關系，涉及大量的法律專業問題，所以合同應由企業法律顧問部門管理。

其次，合同管理應采取企業法律顧問部門統一歸口管理和各業務部門、各單位分口管理的模式。法律顧問部門作為企業合同的統一管理部門，對企業合同的簽訂和履行負有監督、檢查和指導的職責。具體操作上，對合同實行分級、劃塊管理，各業務部門(主要有供銷、基建、技改等)和所屬各單位(主要有各個分公司、駐外機構)作為臺同二級管理單位，負責本部門、本單位的合同簽訂和履行，并向法律顧問部門定期匯報有關合同的執行情況。這樣。企業和所屬各部門、各單位對合同的管理做到機構、人員、制度三落實，形成完善的合同管理體系。

二、合同管理的具體內容合同關系

自始至終是一種法律關系，所以現代企業的合同管理也應當是自始至終的全過程的、全方位的管理。根據多年來我國企業的合同管理實踐，合同管理應做好如下幾項工作：

1、建立健全規章制度。要使合同管理規范化、科學化、法律化，首先要從完善制度人手，制定切實可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內容應包括：合同的歸口管理，合同資信調查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、備案，法人授權委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾分處理，合同定期統計與考核檢查，合同管理人員培訓，合同管理獎懲與掛鉤考核等。企業通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責明確、程序規范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態。

2、加強合同管理人員的培訓教育。合同管理人員的業務素質的高低，直接影響著合同管理的質量。通過學習培訓，使合同管理人員掌握合同法律知識和簽約技巧，堅持持證上崗和年檢考核制度，這不但增強了合同管理人員的責任感，也提高了合同法律意識。

3、重大合同審查管理。企業重大合同主要有：中外合資合作合同、企業購并合同、聯營合同，獨家代理協議、重大技術改進或技術引進合同、涉及擔保的合同、房地產開發與交易合同等。把這些對企業的生產經營活動和經濟效益影響大的合同挑出來，做為合同的重點管理對象，從合同的項目論證、對方當事資信調查、合同談判、文本起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理的全過程，都由法律顧問部門參與，嚴格管理和控制，預防合同糾紛的發生，有效維護企業合法權益。

4、履行監督和結算管理。簽約的目的主要是保障合同的及時有效履行，防止違約行為的發生，所以;企業法律顧。問對合同的履行進行監督是十分必要的。通過監督可以知道企業各類合同的履行情況，及時發現影響履行的原因，以便隨時向各部門反饋，排除阻礙，防止違約的發生。另外，合同結算是合同履行的主要環節和內容，法律顧問部門同財務部門密切配合;把好合同的結算關至關重要，這既是對合同簽訂的審查，也是對合同履行的監督，具體可采取或制定貸款支付復核程序，實施有效的管理。

5、違約糾紛的及時處理。合同關系是一種法律關系，違約行為是一種違法行為，要承擔支付違約金、賠償損失或強制履行等法律后果。法律顧問部門審查合同時選擇合適的違約條款和糾紛處理條款顯得很重要，一旦發生違約情形，法律顧問要區別情況，及時采用協商，仲裁或訴訟等方式，積極維護企業的合法權益，減少企業的經濟損失。

合同管理是：企業法律顧問事務中的一項重要工作，它不再是簡單的要約、承諾、簽約等內容;：而是一種全過程、全方位、科學的管理，現代企業若能對合同實施有效管理，將為企業管理水平和經濟效益的提高產生巨大的推動力。

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（責任編輯：wrr）

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