設備管理文件是設備一生最基本的記錄文件，記錄了一臺設備從規劃、設計、制造、到使用、維護、改造、更新、報廢的全過程。它包括設備說明書、圖紙圖冊、技術標準、臺服、檔案以及原始記錄等。它的記錄和使用，對帶助設備管理人員更詳細的綜合評價管理費用，更準確地制訂維護和維修工藝標準，以及備品備件的選購都有很大的現實意義。

作為設備管理人員，一方面要通過它獲取設備的管理資料;另一方面，要對它進行不斷完善和完整。完整是指對新的設備運行狀況和維護維修情況及時作詳細記錄，以備后查，而完善有兩層含義：

第一，是指設備在一生的運行過程中，隨著磨損的加劇，原有性能和精度會發生變化，即開始老化。

老化之后的設備，原有部位故障發生性質和發生率會發生變化，那么原點檢和潤滑標準也應該隨之改變。作為設備管理人員應該不怕麻煩，結合自己日常管理經臉，細心重新修訂。

第二，由于各設備管理人員業務能力不同，經驗不同，或者業務能力和經驗得到了提高，可能會對現有標準產生不滿意，那么無論是從節能降耗，或是安全使用等方面，都應該獲得上級主管部門批準后，及時重新修訂。