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注冊(cè)物業(yè)管理師考試物業(yè)管理實(shí)務(wù)講義
第十二章 物業(yè)管理檔案管理
齊全完整、檢索便捷的物業(yè)管理檔案系統(tǒng),是物業(yè)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作,是做好物業(yè)管理服務(wù)工作的一個(gè)必要條件,也是物業(yè)管理企業(yè)的一項(xiàng)基本功。物業(yè)管理檔案管理包括物業(yè)管理檔案的概念、分類(lèi)、收集整理和保管利用等內(nèi)容。
第一節(jié) 物業(yè)管理檔案的概念與分類(lèi)
一、檔案的定義
檔案是歷史的原始記錄。此定義包括兩層涵義:一是經(jīng)過(guò)歸檔保存的原始記錄及其載體;二是該原始記錄的信息內(nèi)容。如施工圖紙,在工程竣工驗(yàn)收之前,它是正在使用的文件,既非原始記錄,也非檔案;在工程竣工驗(yàn)收后,經(jīng)過(guò)歸檔保存后的施工圖紙,以及所記載的設(shè)計(jì)內(nèi)容就是該項(xiàng)目的歷史原始記錄,即檔案。
二、物業(yè)管理檔案的內(nèi)容
物業(yè)管理檔案的內(nèi)容包括物業(yè)權(quán)屬資料、技術(shù)資料和驗(yàn)收文件,業(yè)主(或物業(yè)使用人)的權(quán)屬檔案資料、個(gè)人資料,物業(yè)運(yùn)行記錄資料、物業(yè)維修記錄、物業(yè)服務(wù)記錄和物業(yè)管理公司行政管理以及物業(yè)管理相關(guān)合同資料等。
三、物業(yè)管理檔案的分類(lèi)方法
物業(yè)管理檔案是直接記載物業(yè)及物業(yè)管理各個(gè)方面的歷史記錄。物業(yè)管理常用的檔案分類(lèi)方法有以下幾種。
(一)年度分類(lèi)法
年度分類(lèi)法:根據(jù)形成和處理文件的年度,將全宗內(nèi)檔案分成各個(gè)類(lèi)別。2012年注冊(cè)物業(yè)管理師報(bào)名時(shí)間
特點(diǎn):按年度分類(lèi)符合檔案按年度形成的特點(diǎn)和規(guī)律,能夠保持檔案在形成時(shí)間方面的聯(lián)系,可以反映出立檔單位每年工作的特點(diǎn)和逐年發(fā)展的變化情況,便于按年度查閱和利用檔案。
(二)組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法
組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法:按照立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu),把全宗內(nèi)的檔案分成各個(gè)類(lèi)別。
特點(diǎn):能保持全宗內(nèi)文件在來(lái)源方面的聯(lián)系,客觀反映各組織機(jī)構(gòu)工作活動(dòng)的歷史面貌,便于按一定專(zhuān)業(yè)查閱檔案。
(三)事件分類(lèi)法
事件分類(lèi)法:按照全宗內(nèi)檔案反映的事件進(jìn)行分類(lèi),又稱(chēng)為事由分類(lèi)法或問(wèn)題分類(lèi)法。
特點(diǎn):能較好地保持文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系,使內(nèi)容相同或相近的文件集中在一起,既能較突出地反映立檔單位主要工作活動(dòng)的面貌,又便于按專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)全面地查閱利用檔案。
物業(yè)管理企業(yè)檔案的分類(lèi)應(yīng)根據(jù)企業(yè)自身的情況和檔案管理的要求,采用相應(yīng)的分類(lèi)方法。2012年注冊(cè)物業(yè)管理師考試時(shí)間
四、物業(yè)管理檔案存放
為了方便檢索利用,歸檔整理后的案卷需要按分類(lèi)方法進(jìn)行分類(lèi)存放。首先,檔案應(yīng)當(dāng)有專(zhuān)門(mén)的檔案室,檔案室的大小應(yīng)由未來(lái)檔案的可能數(shù)量和一定的余量來(lái)確定。其次,要選擇文件架和文件柜,物業(yè)管理公司可以根據(jù)自身需要和經(jīng)濟(jì)條件進(jìn)行選擇,一般檔案量不大的小型物業(yè)管理公司可以考慮采用小型文件架或文件柜來(lái)存放案卷,管理面積較大的物業(yè)公司應(yīng)考慮采用更大的檔案室并采用文件架存放案卷。
確定了案卷存放的工具和分類(lèi)方法之后,就可以根據(jù)分類(lèi)方法對(duì)存放工具進(jìn)行編目,即明確哪個(gè)文件架或文件柜將存放哪一類(lèi)檔案并作出明顯的標(biāo)記,以便于存放和檢索取用。
(1)物業(yè)承接查驗(yàn)期收集整理的檔案是物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案,這類(lèi)檔案比較重要,一般須長(zhǎng)期存放。而且這類(lèi)檔案隨時(shí)間推移而增減的情況不多,這類(lèi)檔案應(yīng)專(zhuān)架或?qū)9翊娣拧?/p>
(2)物業(yè)入住期收集整理的檔案是客戶資料檔案,這類(lèi)檔案存放期長(zhǎng),檢索頻度較高,隨時(shí)間推移會(huì)發(fā)生有限增加,因此這類(lèi)檔案架或柜應(yīng)留有余量。
(3)物業(yè)日常管理期收集整理的檔案種類(lèi)繁多、情況復(fù)雜隨時(shí)間推移會(huì)不斷增加。一般存放期不長(zhǎng),會(huì)有相當(dāng)多的案卷因存放到期而移出或銷(xiāo)毀。
檔案案卷在進(jìn)行上架排列時(shí),物業(yè)管理檔案一般應(yīng)按檔案案卷所反映的事件專(zhuān)題、重要程度和時(shí)間序列的順序進(jìn)行排列,同時(shí)要對(duì)每一案卷進(jìn)行編號(hào)以固定每一案卷的具體位置,方便今后的編目和查閱。
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