《物業(yè)管理實(shí)務(wù)》是2013年物業(yè)管理師考試科目之一，為了幫助考生更加系統(tǒng)地復(fù)習(xí)備考，小編特整理了2013年物業(yè)管理師考試《物業(yè)管理實(shí)務(wù)》相關(guān)知識點(diǎn)，希望能給您的備考帶來一定的幫助，順利通過考試!

第三節(jié) 物業(yè)管理檔案的檢索利用與保存

物業(yè)管理檔案通常有紙介質(zhì)和電子媒體形式兩大類，檢索利用與安全保管也應(yīng)根據(jù)檔案的介質(zhì)、不同特點(diǎn)，采取針對性措施分別使用處理。

一、物業(yè)管理檔案的檢索

(一)紙介質(zhì)檔案檢索

紙介質(zhì)檔案的檢索工具種類很多，物業(yè)管理檔案管理常用的檢索工具有：目錄、簿式索引、指南、卡片式檢索工具等。

1.常用檢索工具的編制方法

(1)分類卡片目錄

分類卡片目錄是根據(jù)檔案分類的邏輯關(guān)系建立的目錄體系。這類目錄的優(yōu)點(diǎn)是系統(tǒng)性、靈活性高，但難度較大，需要一定的時間。

(2)專題卡片分類

專題卡片目錄是按某一特定的題目，將同一主題內(nèi)容或?qū)傩缘母黝愇墨I(xiàn)組合，以卡片形式提供檔案室某一專題檔案內(nèi)容。

(3)主題卡片目錄

主題卡片目錄是指以規(guī)范關(guān)鍵字、詞組織檔案相關(guān)內(nèi)容的索引系統(tǒng)。

(4)名稱索引

名稱索引是指以字母或其他文字排序方法的順序?qū)⑷趦?nèi)檔案文件所涉及的單位按名稱制作索引，以提供使用的索引編制方法。

2.檔案提供利用的方式

(1)檔案檢索的步驟和方法

檔案檢索的一般步驟和方法是：分析應(yīng)用需求，明確檢索范圍或根據(jù)索引的指引，查找到需要的檔案文件。

(2)檔案提供利用的方式

檔案提供利用的一般方式有：檔案室查閱，外借，制作副本，向查閱者提供檔案及檔案檢索專業(yè)知識與方法等。

(二)電子媒體檔案檢索

電子媒體檔案一般分為兩類：一類是保存于電腦硬盤的文字和圖形圖像資料，這類資料一般是以數(shù)字形式存貯的;另一類是閉路視頻監(jiān)控設(shè)備產(chǎn)生的錄像資料，一般以模擬形式存貯于錄像磁帶中。盡管新的監(jiān)控設(shè)備已將二者和一為硬盤數(shù)位形式存貯，但是目前仍有相當(dāng)多的企業(yè)還在使用磁帶方式存貯的視頻監(jiān)控系統(tǒng)，這類形式存貯的錄像磁帶與紙介質(zhì)檔案的存放方式相似。

各類軟件的檢索查詢設(shè)計，目前無統(tǒng)一檢索查詢形式。

二、物業(yè)管理檔案的保存與安全

(一)檔案保存

1.檔案的保存價值和保存期限

某個單份檔案文件的價值是不能孤立鑒定的，應(yīng)當(dāng)從相互關(guān)聯(lián)的一組檔案文件來綜合考慮檔案的保存價值和保存期限。例如，某物業(yè)在施工過程中有一份混凝土試塊檢測報告，單個看來也許并不顯得有多重要，但從施工過程中產(chǎn)生的一系列文件來考慮的話，這一組文件完整地反映了施工過程中的基本情況，即使是在該物業(yè)投入使用多年之后，仍然可以透過這一組文件獲得該物業(yè)在施工過程中的完整信息，因此，有必要將這份文件列入長期保存的檔案中。

各物業(yè)管理企業(yè)可結(jié)合自身實(shí)際情況和管理要求綜合確定有關(guān)檔案保存期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)。為便于掌握，表12-2所列出了某物業(yè)管理企業(yè)檔案的保存期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)。

某物業(yè)管理企業(yè)檔案保存期限的劃分標(biāo)準(zhǔn) 表12-2

保存期限 時 間 劃 分 標(biāo) 準(zhǔn) 備 注

永久 無期限 凡是記載和反映物業(yè)，大型或重要附屬設(shè)施設(shè)備及物業(yè)管理活動的基本歷史情況，對物業(yè)維護(hù)和使用以及科學(xué)研究有長遠(yuǎn)研究參考價值的文件 1.有關(guān)所管物業(yè)及重要的附屬設(shè)施設(shè)備的基礎(chǔ)性文件資料，有關(guān)更新改造、大中小修的會議決議文件、記錄、驗(yàn)收報告和技術(shù)參數(shù)等文件;

2.有關(guān)物業(yè)管理工作中產(chǎn)生的重要決議、決定、合同協(xié)議、通知、記錄、工作計劃、統(tǒng)計報表及相關(guān)的請示、報告等;

3.業(yè)主及業(yè)主大會的基礎(chǔ)資料、會議決議、決定、請示報告記錄等文件

長期 15～60年 凡是在相當(dāng)長的時間內(nèi)對所管理的物業(yè)及物業(yè)管理工作需要進(jìn)行查驗(yàn)、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的文件與記錄 1.有關(guān)物業(yè)管理工作中的年度季度計劃、總結(jié)、報告;

2.與物業(yè)相關(guān)的附屬設(shè)施設(shè)備(工作壽命在5年以上10年以內(nèi))的基本技術(shù)和商業(yè)資料，維修維護(hù)合同和記錄，大中小修更新改造記錄和會議決議文件;

3.物業(yè)本體及大型或重要附屬設(shè)備的維護(hù)記錄

短期 15年以內(nèi) 其他只在較短時期內(nèi)有查考意義的文件與記錄 1.小型設(shè)施設(shè)備的更新、維修記錄;

2.有關(guān)物業(yè)管理服務(wù)和運(yùn)行記錄的相關(guān)文件和記錄

2.檔案保存注意事項(xiàng)

(1)物業(yè)承接查驗(yàn)期和入住期收集整理的檔案照料屬于物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案，是物業(yè)管理檔案中最重要和基礎(chǔ)性的檔案，它的保存管理和安全十分重要。

(2)房屋共用部分和共用設(shè)施設(shè)備的檢測、檢修與運(yùn)行記錄檔案，在分析房屋主體安全、設(shè)備運(yùn)行狀況和事故分析中有時起著十分關(guān)鍵性的作用，因此這類檔案的真實(shí)性和保存期限應(yīng)有明確規(guī)定，一般不能低于設(shè)備的使用年限的2倍。

(3)各類小型設(shè)備的運(yùn)行和維護(hù)記錄檔案、環(huán)境與安全管理記錄檔案的數(shù)量較大，這部分檔案的保存期限較短。這類檔案應(yīng)有一個銷毀的管理方案和程序，以騰出空間，避免檔案被無謂占用。

(二)安全管理

1.檔案安全管理

檔案毀損有人為的原因和自然因素。人為原因的毀損，如遺失、損壞、被盜、不當(dāng)使用和故意毀損等。自然的因素一方面是文件的介質(zhì)和記錄方式隨時間的推移而產(chǎn)生自然失效，如文件的紙張自然老化和墨跡的自然老化等，另一方面是環(huán)境的影響，如火、水、潮濕、蟲鼠啃咬、紫外線以及機(jī)械磨損等因素都會造成檔案壽命縮短或毀損。

檔案保管應(yīng)注意室內(nèi)空氣流通，經(jīng)常采取防霉、防蟲、防水防火、防盜等安全措施。同時，要制訂一套切實(shí)可行的檔案管理制度加以嚴(yán)格執(zhí)行。如改善檔案保存的條件，采取有效的檔案修復(fù)技術(shù)，最大限度延長檔案的壽命，保障檔案的安全。

2.檔案信息安全

檔案的安全：包括檔案本身不受到損壞與丟失;檔案信息不被非法復(fù)制、查閱和傳播。由于檔案載體的不同，保障檔案信息安全的方式也有不同。但均應(yīng)制訂文件的密級體制，嚴(yán)格借閱、復(fù)制制度。

紙介質(zhì)檔案的信息安全主要是從檔案的查閱、外借、復(fù)制和銷毀等方面制訂詳細(xì)的制度。設(shè)定權(quán)限。對無權(quán)查閱、外借和復(fù)制的人員，管理人員不得私自給予查閱、外借或復(fù)制。有權(quán)限的人員在查閱、外借時必須承擔(dān)保管責(zé)任。復(fù)制必須由檔案管理人員進(jìn)行，必須獲得相應(yīng)授權(quán)方可實(shí)行。銷毀檔案時，應(yīng)經(jīng)上級批準(zhǔn)，并在主管領(lǐng)導(dǎo)和部門主管的監(jiān)督下采用適當(dāng)?shù)姆绞戒N毀。

電子媒體檔案主要是通過設(shè)立嚴(yán)格的多級權(quán)限機(jī)制和密碼保管制度，嚴(yán)格進(jìn)入檢索系統(tǒng)、復(fù)制和下載的管理;對進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)的計算機(jī)應(yīng)安裝防火墻和殺毒軟件，經(jīng)常更新，防止黑客入侵和非法人員進(jìn)入，保障電子檔案的信息安全。

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