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第六章 入住與裝修管理
入住與裝修管理是物業管理前期服務中重要的基礎工作,也是物業管理操作過程的難點和重點之一。與前期介入等物業管理工作不同的是,物業入住與裝修管理服務政策性強、涉及面廣、管理難度大,容易導致物業管理單位與業主(或物業使用人)之間發生矛盾和沖突。在物業管理的操作中,物業管理單位如果能以優秀的服務品質、高超的管理藝術、嚴謹的工作作風和良好的專業素養贏得業主和物業使用人的認同和擁戴,對引導業主正確認識物業管理,樹立良好物業管理形象,化解物業管理操作中的種種矛盾和問題,實現積極的物業管理服務開局以及順利地完成物業管理服務工作均有積極的重要作用。
第一節 入住服務的內容
一、入住服務的涵義
入住是指建設單位將已具備使用條件的物業交付給業主并辦理相關手續,同時物業管理單位為業主辦理物業管理事務手續的過程。對業主而言,入住的內容包括兩個方面:一是物業驗收及其相關手續的辦理;二是物業管理有關業務的辦理。
入住過程涉及建設單位、物業管理單位以及業主,入住的完成意味著業主正式接收物業管理單位,物業由開發建設轉入使用,物業管理服務活動全面展開。
在房地產開發和物業管理實踐中,物業入住操作的模式有多種形式。第一種形式是以建設單位為主體,由物業管理單位相配合的作業模式。此模式的核心內容是,建設單位具體負責向業主移交物業并辦理相關手續,如業主先到建設單位確認相關購房手續、業主身份,驗收物業,提交辦理房產證的資料,開具物業購買正式發票,逐項驗收其名下物業的各個部分,領取鑰匙等。在此基礎上,物業管理單位再繼續辦理物業管理相關手續,如領取物業管理資料、繳納相關費用等。
第二種形式是建設單位將入住工作委托給物業管理單位,由物業管理單位代為辦理入住手續。2012年注冊物業管理師報名時間這種情況多出現于物業管理早期和前期介入較深,物業建設單位樓盤較多、人力資源不足,或物業建設單位與物業管理單位系上下級單位,以及其他建設單位和物業管理單位協商認為必要的情況等等。
無論采用何種入住操作模式,物業入住運作的準備、內容、程序等都是一致的,但建設單位和物業管理單位各自的職責不同。從房產移交的角度而言,入住的實質均是建設單位向業主交付物業的行為,建設單位應承擔相關法律責任和義務,物業管理企業只是具體辦理相關手續。物業管理企業由此正式建立與業主的服務與被服務關系,應借此機會宣傳物業管理法規、政策和業主臨時公約等,讓業主充分了解物業管理提供的各項服務,為物業管理工作順利開展創造條件。
入住時限是指《入住通知書》規定業主辦理入住手續的時間期限,當新建物業符合交付使用條件,開發建設單位和物業管理單位應通過有效途徑或合理方法,如根據業主提供的通信方式,以電話、電報、信函、電子郵件等方式與業主聯系,或在上述聯系無效的情況下通過登報、廣播和電視公共傳媒等方式向業主傳遞或傳達物業入住信息,向業主適時發出入住通知,約定時間驗收物業和辦理相關手續。要注意在通知業主的時候,盡可能一次性告知辦理相關手續時應攜帶的有關材料。
二、入住的準備
入住服務是物業管理單位首次直接面對業主提供相關服務,直接關系到業主對物業管理服務的第一印象。2012年物業管理師報考條件因此,物業管理單位要從各方面做好充分細致的準備,全面有效地保障業主的入住工作。
(一)資料準備
1.《住宅質量保證書》及《住宅使用說明書》
2.《入住通知書》
《入住通知書》是建設單位向業主發出的辦理入住手續的書面通知。一般而言,主要內容包括:
(1)物業具體位置;
(2)物業竣工驗收合格以及物業管理企業接管驗收合格的情況介紹;
(3)準予入住的說明;
(4)入住具體時間和辦理入住手續的地點;
(5)委托他人辦理入住手續的規定;
(6)業主入住時需要準備的相關文件和資料;
(7)其他需要說明的事項。
3.《物業驗收須知》
《物業驗收須知》是建設單位告知業主在物業驗收時應掌握的基本知識和應注意事項的提示性文件。一般而言,主要內容包括:
(1)物業建設基本情況、設施設備的使用說明;
(2)物業不同部位保修規定;
(3)物業驗收應注意事項以及其他需要提示說明的事項等。
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